Goed debiteurenbeheer is het halve werk

Iedere ondernemer heeft te maken met klanten die minder goed zijn in facturen betalen: debiteurenbeheer. Wat is de werkwijze van Payrollplaats?

Relatiebeheer

Debiteurenbeheer is voornamelijk relatiebeheer. Met iedere klant wil je in een bepaalde mate een relatie aangaan als ondernemer of instelling. Een eenmaal verworven en tevreden klant kost minder inspanning dan het werven van nieuwe klanten. Die relatie kan groots en intens zijn, maar in de payrollbranche bestaat de relatie vaak uit bellen, bezoeken en mailen bij vragen, wijzigingen of incidenten. Als de verloning goed verloopt geldt meestal het spreekwoord: geen bericht is goed bericht. Het is de kunst om tussendoor de relatie goed te hebben met de klant, zodat bij die klant de drempel om facturen niet te betalen hoog is. Een goed relatiebeheer helpt om het debiteurenbeheer eenvoudiger uit te voeren.

Kanttekening is, hoe goed de relatie ook is, een klant kan met omstandigheden te kampen krijgen waardoor hij niet meer wil of kan betalen. Het is daarom verstandig om een goed proces te hebben ingericht om de factuur betaald te krijgen.

Procesuitvoering

Bij Payrollplaats start iedere nieuwe klant met een kredietwaardigheidscheck via kredietrapportaanvragen.nl. Via deze website kunt u voor slechts € 4,95 per stuk een kredietrapport bestellen. Dit kredietrapport geeft een indicatie van de financiële huishouding van een bedrijf. Elk kredietrapport wordt tevens gepubliceerd op Samrate. Samrate heeft als missie: Elke rechtmatige factuur binnen 30 dagen betaald. Samrate brengt de kredietwaardigheid van 2.5 miljoen bedrijven gratis online! Onder andere op basis van deze kredietinformatie besluiten wij of we zaken gaan doen met betreffend bedrijf.

Eén dag na afloop van de betalingstermijn krijgt onze klant een betalingsherinnering en zeven dagen later nogmaals. Een factuur kan immers een keer over het hoofd gezien zijn. Vandaar dat we dat proces geautomatiseerd hebben. Op de 15e dag nadat de overeengekomen betalingstermijn is afgelopen sturen wij een aanmaning en bellen wij onze klant. Wij gaan in gesprek over een betalingsregeling, want we willen graag meedenken met de klant. De relatie blijft belangrijk!

Wanneer de betalingsregeling niet wordt nagekomen sturen wij een ingebrekestelling. Wordt er dan nog niet betaald dan geven wij de vordering uit handen aan onze kredietverzekeraar Coface. Onze dienstverlening wordt per direct stopt gezet. Helaas hebben wij deze verzekering afgesloten omdat we door schade en schande wijs geworden zijn. Coface verzorgt de incasso en het eventuele gerechtelijke traject. Dit ontzorgt Payrollplaats en zorgt ervoor dat we minder schade hebben aan niet betalende klanten. Resultaat is dat we kunnen ondernemen en vooral bezig zijn met kwalitatieve payrolldienstverlening.

Wilt u meer weten over onze dienstverlening of over hoe wij onze relatie met klanten onderhouden? Neem gerust contact met ons op.